Co zrobić, gdy inspekcja wykryje problemy z jakością?

Inspekcja przedwysyłkowa to kluczowy etap w procesie importu z Chin – może uchronić Cię przed kosztownymi błędami, zwrotami i utratą reputacji. Ale co, jeśli inspektorzy wykryją poważne problemy z jakością? Jakie są kolejne kroki? W tym artykule omawiamy, co warto zrobić, gdy raport z inspekcji wskazuje niezgodności.

1. Dokładna analiza raportu inspekcji

Pierwszym krokiem powinno być uważne przeanalizowanie raportu inspekcji:

• Jakie niezgodności zostały wykryte?

• Czy są to drobne defekty, czy krytyczne błędy?

• Czy problem dotyczy całej partii, czy tylko części?

Warto też sprawdzić zdjęcia, opisy i dane dotyczące poziomu AQL – one pomogą ocenić rzeczywistą skalę problemu.

2. Skontaktuj się z dostawcą

Po zapoznaniu się z raportem, niezwłocznie skontaktuj się z dostawcą:

• Przedstaw mu wykryte niezgodności.

• Zapytaj o przyczynę problemów.

• Zbierz propozycje rozwiązania sytuacji (np. poprawki, wymiana, rabat).

Profesjonalny dostawca będzie chciał uniknąć eskalacji i powinien zaproponować naprawę lub rekompensatę.

3. Rozważ re-inspekcję po poprawkach

Jeśli dostawca zadeklaruje poprawki:

• Wymagaj ich udokumentowania (zdjęcia, nagrania).

• Najlepiej zleć ponowną inspekcję (re-inspection), by zweryfikować, czy problemy zostały skutecznie rozwiązane.

• Koszt re-inspekcji powinien pokryć dostawca.

Nie akceptuj wysyłki towaru tylko na podstawie zapewnień – potwierdzenie jakości to podstawa.

4. Nie podpisuj dokumentów transportowych przed rozwiązaniem problemu

Ważne: nie akceptuj wysyłki (np. nie podpisuj Bill of Lading), dopóki jakość towaru nie zostanie potwierdzona.
W przeciwnym razie możesz stracić możliwość skutecznego dochodzenia roszczeń.

5. Ustal zasady działania na przyszłość

Jeśli kontrola ujawniła poważne błędy:

• Warto zrewidować specyfikację produktu – może była nieprecyzyjna?

• Dodaj do kontraktu zapisy o odpowiedzialności dostawcy za jakość.

• Zaplanuj inspekcje przy kolejnych zamówieniach – lepiej zapobiegać niż leczyć.

6. W najgorszym przypadku – nie akceptuj towaru

Jeśli problemy są poważne, a dostawca nie chce ich naprawić – możesz odmówić przyjęcia towaru.
Warto mieć w kontrakcie zapis o obowiązkowej akceptacji wyniku inspekcji przez klienta jako warunku wysyłki.

Podsumowanie

Wykrycie problemów jakościowych podczas inspekcji to nie koniec świata – to właśnie jej cel. Kluczem jest szybka reakcja, dobra komunikacja z dostawcą i egzekwowanie ustaleń. Pamiętaj – im wcześniej wykryjesz problem, tym łatwiej go naprawić.

Potrzebujesz pomocy w sprawdzeniu jakości towaru?

Skontaktuj się z nami – zespół InspectoHub pomoże Ci zinterpretować wyniki i zaplanować dalsze działania:
[email protected]